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CUATRO RAZONES PARA QUE LAS PYMES Y AUTONOMOS EXTERNALIZEN SUS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.


La externalización permite controlar y reducir los costes

Generar una excelente experiencia de cliente mara una sólida diferencia para las empresas, contribuyendo a fortalecer la fidelidad de los consumidores, y al mismo mejorando su retención y las ventas, en un mercado cada vez más competitivo, según señala Transcom, expertos en atención al cliente.

En este sentido, Gartner ha publicado un informe sobre los 30 principales países a la hora de proporcionar servicios offshore a las empresas, y España figura en el puesto 13. En un año marcado por la confirmación del crecimiento de la externalización de servicios, Transcom destaca cuatro ventajas de las que se pueden beneficiar las compañías que recurren a este sistema.

1. Control y reducción de costes

Recurrir a los servicios externos (o outsourcing, en inglés) es uno de los principales caminos para sortear la crisis y controlar los costes. Un estudio reciente de KPMG indica que el 87% de los responsables se plantea recurrir al outsourcing, esperando así conseguir una reducción de los costes operacionales. Con una asignación más racional y eficiente de los recursos, el ahorro puede ser significativo. Apostar por los servicios externos permite movilizar buena parte de los costes fijos y variables, y permite compartir el riesgo con la empresa subcontratada.

2. Optimiza la gestión de tiempo

Una gestión eficiente del tiempo y los recursos en una empresa es sinónimo de beneficios. El recurso de la externalización no solo asegura un mejor control del rendimiento, sino también una mayor flexibilidad para adaptarse a los flujos de trabajo y nuevos procesos abiertos. De esta manera, el equipo directivo se libera de tareas menores y se puede centrar en la actividad principal de su negocio.

3. Mejor experiencia de cliente

La externalización funciona como una extensión de la propia empresa, y permiten la posibilidad de disponer de expertos y especialistas totalmente centrados en las actividades requeridas, garantizando mejores resultados. Además, facilita el acceso a tecnologías muy especializadas, y la entrada a mercados y nuevas industrias que de otra forma sería muy costosas para las compañías. Asimismo, se traduce en un incremento de la productividad.

4. Satisfacción del cliente

El estudio de KPMG asegura que el 81% de las empresas indican la flexibilidad como una de las principales razones para recurrir al outsourcing. La prestación de un servicio especializado, realizado por expertos, libera a la estructura directiva de las empresas, y de esta manera pueden centrarse en como ofrecer la mejor experiencia al cliente.

NUESTROS CLIENTES NOS INCLUYEN EN SU ORGANIGRAMA DE EMPRESA

 

Vocabulario que todo autónomo o empresario, debe conocer

Vocabulario que los autónomos y empresarios deben conocer, así su llegada al mundo de la empresa será mucho más llevadero, para ello también pueden utilizar a personas especializadas en administración como una buena secretaria que les haga la tarea más fácil día a día, para ello esta el equipo de Gestuofi.

 

Adeudo: Deducción de dinero de la cantidad existente en una cuenta bancaria.

Amortización: Reembolso o pago de una deuda. Devolución de un préstamo de acuerdo con unas condiciones pactadas. También se denomina amortización a la imputación que se realiza contablemente del gasto que supone anualmente un bien determinado.

Análisis financiero: Análisis de la proyección de ventas, costos y utilidades de un nuevo producto para determinar si dichos factores cumplen con los objetivos de la compañía.

Aval: Garantía prestada por un tercero para que un prestamista conceda un préstamo a un prestatario, a través de la cual, el avalista se compromete a pagar la deuda del prestatario si éste no hace frente a los pagos.

Beneficiario: Receptor de los fondos de una operación.

Business Angel: Es una persona física dispuesta a invertir en emprendimientos en las primeras etapas de su desarrollo.

Calificación de crédito / puntuación de crédito: Calificación, aplicada a un particular o empresa, que indica el riesgo de crédito que ese particular o empresa representa.

Capital Social: Cifra de recursos financieros aportados por los socios a una empresa.

Comisión: Cantidad, normalmente un porcentaje, que cobra el intermediario por realizar cualquier operación financiera.

Comisión de apertura: Comisión que se cobra en el momento de formalizar una operación financiera.

Comisión de cierre y cancelación anticipada: Comisiones que se pagan para cubrir las actividades de contabilización y documentación al finalizar el pago de un préstamos determinado, bien al vencimiento pactado o de forma anticipada.

Comisión de subrogación: Comisión cobrada al sustituir la titularidad de un derecho u obligación por otra persona en las mismas condiciones en que se encontraba la operación financiera.

Comisión por disponibidad: Cargo, normalmente trimestral, que se hace sobre el capital no dispuesto en una línea de crédito.

Comisión de anticipo en efectivo: Cargo por retirar dinero con una tarjeta de crédito.

Comisión de cambio: Comisión cobrada al comprar moneda extranjera o cambiar una divisa por otra.

Comisión de demora: Importe cobrado por el retraso en el pago de una cuota de cualquier tipo de crédito.

Comisión de mantenimiento: Una comisión por los servicios administrativos prestados por una entidad como un banco o la entidad emisora de una tarjeta de crédito.

Condiciones: Los pormenores por los que se rige un contrato financiero.

Crédito renovable: Un crédito que permite amortizar y volver a tomar a préstamo cantidades de dinero variables. El importe máximo que puede ser tomado a préstamo se denomina límite de crédito. Este tipo de crédito no suele estar unido a una compra en particular.

Cuenta corriente: El tipo más básico de cuenta bancaria. Los depósitos normalmente no devengan intereses, o devengan un interés mínimo. Los fondos pueden ser retirados mediante un cheque, tarjeta de débito o transferencia electrónica.

Cuenta de ahorro: Una cuenta en la que el dinero depositado devenga intereses.

Cheque: Orden escrita de pago con el dinero de una cuenta.

Depósito: cantidad de dinero ingresada en las entidades de crédito para su custodia y para obtener intereses.

Descubierto: Situación que se produce cuando una cuenta corriente bancaria presenta un saldo deudor para su titular.

Disponible: Saldo libre en una cuenta corriente o de crédito.

Disposición: Retirada de dinero de una cuenta en un cajero o una sucursal bancaria.

Fecha Valor: Fecha a partir de la cual se hace efectiva en una cuenta una operación financiera, ya sea ingreso o pago.

Garantías reales: Son las constituidas por bienes muebles e inmuebles, destinadas a reducir el riesgo de impago en las operaciones financieras de forma concreta en función de su valor.

Historial de crédito: Documentación del historial financiero de un particular o empresa que engloba los ingresos, las deudas o compromisos financieros pendientes y los fallos judiciales por deudas.

Impago: Omisión, intencionada o no, de la amortización de una o varias cuotas de un préstamo o un crédito.

Intereses: Cantidad que se cobra por un préstamo, normalmente en forma de porcentaje del importe total. El tipo de interés es la cantidad que se aplica por un período concreto.

Interés del Banco de España: Es el precio al que el Banco de España presta el dinero a las entidades financieras y de crédito. También se denomina interés legal.

Interés nominal de bancos y cajas: Es la tasa anual de interés estipulada por un banco o caja por un producto financiero o crediticio. Es el precio básico al cual prestan el dinero, o lo pagan, dependiendo que lo solicitemos o lo depositemos.

Interés preferencial: Es el que las entidades financieras aplican a sus mejores clientes.

Intermediarios financieros: Bancos, financieras, aseguradoras y otras instituciones que ayudan a financiar transacciones o aseguran contra los riesgos relacionados con la compra y venta de bienes.

Liquidación: Cierre de una operación y entrega al inversor de la cantidad obtenida como rentabilidad.

Liquidez: Característica de los activos financieros para transformarse en dinero en efectivo.

Límite de crédito: Importe total que un cliente puede gastar con una tarjeta de crédito al mismo tiempo.

Pagador: Persona que entrega o envía los fondos.

Pagaré: Documento por el que el emisor del mismo se compromete a abonar una cantidad determinada en un tiempo determinado.

Patrimonio: Conjunto de bienes y derechos que pertenecen a una persona física o jurídica.

Período de carencia: Período de tiempo durante el que se dispensa del pago de los intereses o el capital de un préstamo pendiente.

Plusvalía: Ganancia que obtiene quien vende un título, valor o bien por encima del precio que pagó por él.

Principal: Importe original de un crédito, sin incluir intereses. El importe del principal se puede reducir amortizando una cantidad superior a la de los intereses amortizables en una fecha en particular.

Quiebra: Situación que se produce cuando una empresa no puede hacer frente a sus obligaciones, como consecuencia de soportar un pasivo mayor que su activo.

Rentabilidad: Relación, normalmente en porcentaje, entre el rendimiento que proporciona la operación y lo que se ha invertido en ella.

Reservas: Parte del beneficio de una Sociedad que no se destina a pagar dividendos ni impuestos y que se deja como recursos propios de la empresa para aumentar su solvencia.

Seguro de crédito: Seguro que paga el saldo deudor pendiente en caso de dificultades financieras

o insolvencia. El importe pagado normalmente es la cuota mínima más los intereses mensuales, o bien el importe íntegro pendiente.

Tipo inicial: Tipo de interés especial aplicado durante un tiempo determinado al abrir una cuenta de crédito o ahorro.

Tipo variable: Un tipo de interés que sube o baja en función del tipo de interés base fijado por un banco central o nacional.

Transacción monetaria: Transacción de mercadotecnia en la que los bienes o servicios se intercambian

por dinero.

Transacciones: Negocio entre dos partes que implica cuando menos dos cosas de valor, condiciones acordadas, plazo del acuerdo y sitio del mismo.

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Outsourcing o externalización de servicios

Outsourcing o externalización de servicios La externalización de determinadas áreas funcionales (outsourcing) es un tema actual que se ha hecho cada vez más atractivo para los empresarios. Permite la reducción de gastos directos mediante la contratación de servicios especializados que no afectan a la actividad principal de la empresa, la liberación de recursos, así como un incremento en la calidad de los servicios externalizados. En qué consiste la externalización? El término de externalización proviene de la traducción al castellano del neologismo inglés outsourcing. También podríamos utilizar como término ambivalente el de tercerización ya que responde al acto por el cual una organización acude a una empresa exterior, es decir a un tercero, para que realice un trabajo, correspondiente a un proceso no crítico para su negocio, en el que la contratada está especializada, en tanto la empresa que contrata concentra su enfoque, recursos y esfuerzos a la razón de ser de su negocio: su actividad principal, que es la que aporta valor añadido, consiguiendo una mayor efectividad. Cuales serían las razones para contratar la externalización ? Alcanzar la máxima efectividad enfocándose en lo que la empresa hace mejor. Aumentar la flexibilidad para alcanzar el cambio según las condiciones de negocio, la demanda de los productos y/o servicios y la tecnología. Mejorar el rendimiento de la organización, aumentando la productividad, la calidad, mejorando la fiabilidad y el tiempo en las entregas, en general, ciclos de tiempo más rápidos, optimización de la utilización de los recursos, mayor disponibilidad y mayor rendimiento. Transferencia de costos de personal (incluso los derechos adquiridos por ley) y gastos de gestión a la empresa proveedora. Convertir los costos fijos en costos variables. Reducir inversiones en equipo, inventarios, personal, entre otros, para utilizar esos recursos para otras utilidades. Ganar acceso al mercado y oportunidades de negocio, a través de la red de proveedores. Expandir las operaciones en períodos en que tal expansión no podría ser financiada. Recibir ideas innovadoras para mejorar el negocio, los productos o los servicios. Donde es aplicable la externalización? Es aplicable a todas aquellos procesos de la organización que, aunque necesarios, no son críticos para la actividad principal de la empresa, no aportan valor añadido y consumen recursos, como son, por ejemplo: Sistemas de gestión financiera Sistemas contables (incluyendo facturación) Sistemas administrativos Recursos Humanos (en todas sus áreas: nómina, selección, formación, etc.) Mercadotecnia Tecnología de la Información e Internet Actividades secundarias (vigilancia, limpieza, papelería y documentación, eventos y conferencias, comedores, etc. ) Como regla general, la empresa debe considerar como actividades susceptibles de tercerizar: Las que hacen uso intensivo de recursos: gastos corrientes o inversión de capital. Áreas relativamente independientes. Servicios especializados y otros servicios de apoyo. Las sujetas a un mercado rápidamente cambiante y donde es costoso reclutar, capacitar y retener personal. Aquellas con la tecnología rápidamente cambiante, que requieren una gran inversión. Qué ventajas aporta la externalización? Obviamente, los resultados dependerán cuantitativa y cualitativamente de la estructura y organización de la empresa, pero, en general: Mejora el enfoque de la empresa: Permite que la dirección de la empresa y su equipo humano se concentre en sus actividades clave, las que conforman su ventaja competitiva diferenciadora. Reduce los gastos de la empresa: El ahorro en recursos de gestión y de supervisión que se produce y un mayor rendimiento de los factores empleados, repercute positivamente en los costes empresariales. Mejora la calidad de los servicios: Aumenta la competitividad, flexibilidad y agilidad en los servicios externalizados. Mejora la calidad final: la empresa que externaliza y la empresa contratada integran sus respectivas especializaciones, obteniendo una alta calidad en la solución final, difícil de desarrollar internamente. Sustituye gastos fijos por variables: Se consigue al sustituir un centro de coste interno (gastos fijos) por los servicios de proveedor (gastos variables). Racionaliza el uso de recursos: Permite acceder con rapidez a los recursos necesarios, así como reorganizar y liberar recursos propios para otras actividades. Flexibiliza el coste laboral: Al tener acceso a expertos cualificados y especializados en las áreas externalizadas, sin incremento de los costes laborales. En resumen, la externalización hace a la empresa más competitiva. Por todo lo que antecede. no parece que resulte extraño que la práctica de la externalización sea cada vez más apreciada entre los ejecutivos de las grandes empresas. Ello hace que el crecimiento experimentado en estos servicios sea óptimo y con una elevada tendencia a la superación. No importa el tamaño de su negocio o empresa No hay que pensar que la externalización o tercerización de servicios está solamente relacionada con las grandes empresas. Las empresas medianas y pequeñas no solo emplean este sistema, si no que éste aparece como un medio ideal para permitir a las PYMEs y empresarios autónomos romper las barreras que limitan sus posibilidades de modernización y competitividad. Para las PYMEs es habitual desarrollar externamente el área fiscal-laboral-jurídica, formación, etc. Pero les hace falta dar ese salto hacia adelante a áreas más grandes e importantes de la organización, analizando la rentabilidad e interés de desarrollar interna o externamente cada una de las actividades de su empresa: gestión de recursos humanos, Nuevas Tecnologías e Internet, gestión de almacenes, etc.