ATENCIÓN TELEFÓNICA

ATENCIÓN TELEFÓNICA

 

El teléfono es una herramienta imprescindible hoy en día en cualquier empresa, permite satisfacer y dar confianza a los clientes y a los proveedores y facilita las relaciones incluso en el interior de la empresa.

 

Tan importante en la atención telefónica es la voz y el lenguaje que utilizamos como los silencios bien utilizados. La sonrisa y el lenguaje no verbal también se detectan en una conversación, el estado de ánimo, la sonrisa, la postura etc. También se notan, aunque no lo podamos ver.

 

Pautas a seguir en la recepción de llamadas:

 

-         No dejar sonar el teléfono mucho rato, ni cogerlo inmediatamente.

-         Sonreír.

-         Responder identificándote a ti o a la empresa.

-         Identificar la llamada.

-         Atender con dedicación exclusiva (no hacer otra cosa a la vez).

-         Disponer de la información necesaria para contestar eficazmente.

-         Tener a disposición lo necesario para poder anotar, no confiar en la memoria.

-         Nombrar al interlocutor.

 

Pautas a seguir en la emisión de llamadas:

 

-         Elaborar un guion de lo que se va a decir, empezando por el saludo.

-         Presentación y toma de contacto.

-         Tener en cuenta la situación del interlocutor.

-         Informar con claridad y ser concisos en el mensaje.

-         Conceder tiempo para que pueda tomar notas. Verificar que lo ha cogido.

-         Recoger la información necesaria.

-         Finalizar y cerrar la llamada agradeciendo la atención.

¿Que es una secretaria externa?

PREGUNTAS FRECUENTES

-          ¿QUE ES UNA SECRETARIA EXTERNA?

La secretaria externa como bien dice su nombre es un profesional administrativo independiente y ofrece sus servicios de forma externa para dar soporte en toda la gestión administrativa que necesita un autónomo o pyme.  

Cobra sus servicios por horas trabajadas o proyectos terminados optimizando así los costos de sus clientes.

-          ¿QUE SERVICIOS DA UNA SECRETARIA EXTERNA? 

Una secretaria externa le da todos los servicios de gestión administrativa que necesite su empresa. Atención telefónica, facturación de ventas, control compras, atención clientes-proveedores, gestión documental, control de pagos-cobros,  gestiones con administraciones públicas, notarias, registros etc. 

Damos a cada cliente un servicio personalizado dependiendo de las necesidades de cada empresa.

 

-          ¿EXISTE ALGUN CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LAS PARTES? 

Por supuesto que si.  Cuando usted contrata con GESTUOFI se firma un contrato de servicios que le vamos a prestar y de confidencialidad, el cual protegerá toda aquella información que nos confie. 

Además por supuesto GESTUOFI esta inscrita en el registro de la AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS, codigo de inscripción nº: 2121530448

 

-          ¿CUAL ES EL COSTO DE LOS SERVICIOS DE GESTUOFI?

Los costos varían según las necesidades de cada cliente, puede ser por horas o abono mensual. 

Los presupuestos son personalizados para cada cliente. 

El contrato con GESTUOFI puede ser mensual, semestral, anual, por acumulación de tareas.

 

-          ¿COMO PUEDO ESTAR EN CONTACTO CON MI SECRETARIA EXTERNA? 

Podrá ponerse en contacto con ella telefonicamente, por mail, skype, messenger, wassap o presencialmente ya que disponemos de oficina fisica que es la oficina de nuestros clientes.

 

-          ¿CUALES SON LOS BENEFICIOS DE CONTRATAR MI SECRETARIA EXTERNA CON GESTUOFI? 

Mayor aprovechamiento del tiempo en su trabajo.

Mejor organización de las gestiones administrativas.

Reducción de costos fijos (gastos oficina, seguridad social, nominas, material oficina etc.)

Jerarquización de su actividad.

Menores responsabilidades laborales y tributarias.

Habilidades de una buena secretaria

 

 

Habilidades de una buena secretaria

Seguridad y firmeza. Se van a encargar de manejar su vida y la de otro individuo, deben ser personas con seguridad y confianza ante el manejo de situaciones bajo presión, resolución de problemas y estrés. 

Discreción y confidencialidad. Todo pasa por sus manos, desde comunicados, mensajes importantes, los números de la empresa y los grandes secretos de la vida personal de sus jefes, por ello es importante que tengan un perfil discreto y respetuoso. 

Proactivas y con iniciativa. Deben estar un paso delante del directivo, saber qué y cómo van a necesitar las cosas. Estas personas deben adelantarse a las solicitudes de sus jefes, “si el director se va a ir de viaje, ella ya debió de haber reservado transporte, restaurantes, citas y su regreso; deben ser muy proactivas”. 

Disponibilidad. Son personas que rara vez tienen descansos fijos, deben estar disponibles en el momento en que se les llegue a necesitar, sobre todo si sus jefes viajan de manera constante. 

Organización. Son personas altamente organizadas, necesitan tener orden en su persona, sus  necesidades y su agenda personal. También se refleja en su lugar de trabajo, todo lo tienen bajo control y en el lugar adecuado. En cuanto a la vida de sus jefes, son altamente responsables y tienen la habilidad de saber priorizar. 

 

Firma convenio colaboración con la Federación de Empresarios de La Rioja

http://sie.fer.es/esp/Servicios/Comunicacion/Sala_Prensa/Archivo_fotografico/Gestuofi_ofrecera_socios_FER_ventajas_contratacion_servicios_secretariado_gestion_administrativa/webDoc_21297.htm

Ayer firmamos con la Federación de empresarios de La Rioja un convenio de colaboración para ofrecer nuestros servicios a los socios con un descuento de hasta un 30%, si quieres más información llámanos Tf: 941893579 o visítanos en Avd. Gran Vía nº 27 entreplanta-centro o en www.secretariaslogrono.com

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Secretarias, entregadas a su labor pero ya no tienen por que estar en la propia empresa.

Secretarias, entregadas a su labor

¿Qué sería de los jefes sin las secretarias? Seguro la oficina sería un desastre; pero ahí están ellas con súper poderes para atender labores administrativas, auxiliares, de recepción y atención a la gente.
Cada miércoles de mes se celebra el Día de la Secretaria. Ellas son ese eslabón que fortalece y facilita el engranaje de una oficina.
Por ello, es justo reconocerles su profesionalismo, dedicación y entrega en sus labores.
El concepto de la secretaria que se limitaba a contestar el teléfono, tomar dictado, preparar oficios, mantener ordenado el archivo y atender las órdenes de su jefe, ha cambiado mucho; hoy en día fungen como profesionales ejecutivas o asistentes que participan en la organización y funcionamiento de las empresas.
Por eso, la pregunta es: ¿quién no necesita de una secretaria?
Adecco señaló que la disminución de secretarias (os) en el mercado laboral se puede atribuir principalmente al avance tecnológico y la creación de “oficinas virtuales” y la externalización de dichos servicios, ayudando de esta manera en las tareas administrativas pero con una considerable reducción de costes para el empresario, han desplazado en algunos casos a las secretarias.
“Hoy en día este rol no sólo está para llamar por teléfono, para mandar un correo o para llevar el café, muchas veces estas personas son las que se encargan de temas personales de su jefe y de hacer planes de negocios. Una secretaria o secretario debe de ser una persona con un nivel de estrés muy alto, con sentido de urgencia y trabajo en equipo; es algo que se valora mucho”.
Con el avance tecnológico –añade- la disminución de secretarias (os) puede encontrar una explicación en que “antes se tenía en una oficina a dos secretarias y ahora se tiene sólo una porque ahora el directivo puedo llevar varios asuntos desde su teléfono inteligente o desde su tableta”.

Secretaria, más allá de un oficio, es ser la mano derecha del empresario.

Ser confidente y asistente, virtudes de una buena secretaria.




"No sólo lo conocemos a nivel profesional, sino a veces sabemos lo que ocurre dentro de su vida privada"


*"Estar siempre actualizadas para otorgar un apoyo total" *"Paciencia y tolerancia", características de una buena secretaria, hay que adaptarse a las necesidades del empresario en cada momento. Excelente ortografía, redacción, buena presentación y carisma son algunas características de una secretaria, sin embargo este oficio va más allá de eso, es convertirse literalmente en la mano derecha del empresario para apoyarlo en todo lo que se relaciona con su trabajo. "Redactar sus documentos de asuntos laborales, contestar sus llamadas, mantener contacto con su familia, brindar atención al público; una buena secretaria es ser un apoyo completo para con quien se trabaja" Un error que no debe ocurrir por propia experiencia es que la esposa del jefe también quiera mandar a la secretaria y controlar la empresa. Debido a los cambios constantes y al auge de las nuevas tecnologías, una buena secretaría siempre debe estar actualizada y capacitarse para manejar desde el correo electrónico, el sistema operativo Windows, como las redes sociales.