Outsourcing o externalización de servicios

Outsourcing o externalización de servicios La externalización de determinadas áreas funcionales (outsourcing) es un tema actual que se ha hecho cada vez más atractivo para los empresarios. Permite la reducción de gastos directos mediante la contratación de servicios especializados que no afectan a la actividad principal de la empresa, la liberación de recursos, así como un incremento en la calidad de los servicios externalizados. En qué consiste la externalización? El término de externalización proviene de la traducción al castellano del neologismo inglés outsourcing. También podríamos utilizar como término ambivalente el de tercerización ya que responde al acto por el cual una organización acude a una empresa exterior, es decir a un tercero, para que realice un trabajo, correspondiente a un proceso no crítico para su negocio, en el que la contratada está especializada, en tanto la empresa que contrata concentra su enfoque, recursos y esfuerzos a la razón de ser de su negocio: su actividad principal, que es la que aporta valor añadido, consiguiendo una mayor efectividad. Cuales serían las razones para contratar la externalización ? Alcanzar la máxima efectividad enfocándose en lo que la empresa hace mejor. Aumentar la flexibilidad para alcanzar el cambio según las condiciones de negocio, la demanda de los productos y/o servicios y la tecnología. Mejorar el rendimiento de la organización, aumentando la productividad, la calidad, mejorando la fiabilidad y el tiempo en las entregas, en general, ciclos de tiempo más rápidos, optimización de la utilización de los recursos, mayor disponibilidad y mayor rendimiento. Transferencia de costos de personal (incluso los derechos adquiridos por ley) y gastos de gestión a la empresa proveedora. Convertir los costos fijos en costos variables. Reducir inversiones en equipo, inventarios, personal, entre otros, para utilizar esos recursos para otras utilidades. Ganar acceso al mercado y oportunidades de negocio, a través de la red de proveedores. Expandir las operaciones en períodos en que tal expansión no podría ser financiada. Recibir ideas innovadoras para mejorar el negocio, los productos o los servicios. Donde es aplicable la externalización? Es aplicable a todas aquellos procesos de la organización que, aunque necesarios, no son críticos para la actividad principal de la empresa, no aportan valor añadido y consumen recursos, como son, por ejemplo: Sistemas de gestión financiera Sistemas contables (incluyendo facturación) Sistemas administrativos Recursos Humanos (en todas sus áreas: nómina, selección, formación, etc.) Mercadotecnia Tecnología de la Información e Internet Actividades secundarias (vigilancia, limpieza, papelería y documentación, eventos y conferencias, comedores, etc. ) Como regla general, la empresa debe considerar como actividades susceptibles de tercerizar: Las que hacen uso intensivo de recursos: gastos corrientes o inversión de capital. Áreas relativamente independientes. Servicios especializados y otros servicios de apoyo. Las sujetas a un mercado rápidamente cambiante y donde es costoso reclutar, capacitar y retener personal. Aquellas con la tecnología rápidamente cambiante, que requieren una gran inversión. Qué ventajas aporta la externalización? Obviamente, los resultados dependerán cuantitativa y cualitativamente de la estructura y organización de la empresa, pero, en general: Mejora el enfoque de la empresa: Permite que la dirección de la empresa y su equipo humano se concentre en sus actividades clave, las que conforman su ventaja competitiva diferenciadora. Reduce los gastos de la empresa: El ahorro en recursos de gestión y de supervisión que se produce y un mayor rendimiento de los factores empleados, repercute positivamente en los costes empresariales. Mejora la calidad de los servicios: Aumenta la competitividad, flexibilidad y agilidad en los servicios externalizados. Mejora la calidad final: la empresa que externaliza y la empresa contratada integran sus respectivas especializaciones, obteniendo una alta calidad en la solución final, difícil de desarrollar internamente. Sustituye gastos fijos por variables: Se consigue al sustituir un centro de coste interno (gastos fijos) por los servicios de proveedor (gastos variables). Racionaliza el uso de recursos: Permite acceder con rapidez a los recursos necesarios, así como reorganizar y liberar recursos propios para otras actividades. Flexibiliza el coste laboral: Al tener acceso a expertos cualificados y especializados en las áreas externalizadas, sin incremento de los costes laborales. En resumen, la externalización hace a la empresa más competitiva. Por todo lo que antecede. no parece que resulte extraño que la práctica de la externalización sea cada vez más apreciada entre los ejecutivos de las grandes empresas. Ello hace que el crecimiento experimentado en estos servicios sea óptimo y con una elevada tendencia a la superación. No importa el tamaño de su negocio o empresa No hay que pensar que la externalización o tercerización de servicios está solamente relacionada con las grandes empresas. Las empresas medianas y pequeñas no solo emplean este sistema, si no que éste aparece como un medio ideal para permitir a las PYMEs y empresarios autónomos romper las barreras que limitan sus posibilidades de modernización y competitividad. Para las PYMEs es habitual desarrollar externamente el área fiscal-laboral-jurídica, formación, etc. Pero les hace falta dar ese salto hacia adelante a áreas más grandes e importantes de la organización, analizando la rentabilidad e interés de desarrollar interna o externamente cada una de las actividades de su empresa: gestión de recursos humanos, Nuevas Tecnologías e Internet, gestión de almacenes, etc.

EMPRENDERIOJA NOS HACE UNA ENTREVISTA PARA SU BLOG

http://www.emprenderioja.es/blog/2013/05/14/casos-reales-gestuofi-secretarias-virtuales/ Casos reales: Gestuofi, secretarias presenciales gestuofi en Emrpenderioja En Emprenderioja seguimos apostando por los emprendedores y queremos conocer sus experiencias, sus ideas de negocio, sus ilusiones, sus miedos, sus éxitos y sus fracasos. Hoy, queremos hacernos eco del proyecto de Gestuofi, con Blanca a la cabeza de este negocio de secretarias que se encargan de la atención telefónica, gestión de reuniones, facturación, reservas de viajes... ¡la de vueltas que da internet! logo gestuofi emprendedora riojana del Plan Emprenderioja ¿Cuando nace tu idea? Mi idea nace al quedarme en desempleo, debido a las necesidades y carencias que había visto durante mi vida laboral. ¿Y antes, que hacías? Durante más de 10 años he trabajado como administrativo en una empresa de construcción y transporte. ¿Por qué decidiste emprender? Siempre me ha interesado la idea, pero la bombilla se me encendió al quedarme desempleada, vi el momento y la necesidad de emprender. ¿Puedes explicarnos el concepto de tu negocio en pocas palabras? Empresa de servicios de Secretaria Externa para Autónomos y Pymes. ¿Para ti, cuál es la mayor ventaja tu empresa respecto a sus competidores? Lo que nos diferencia es que somos Secretarias Presenciales no virtuales, tenemos una oficina física a la que los clientes se pueden acercar, lo que nos da cercanía y tenemos precios muy competitivos. Nuestro objetivo primordial es lograr la plena satisfacción de nuestros clientes y sobre todo que reciban un trato personalizado y adaptado a sus necesidades. ¿Hasta ahora, cual ha sido el momento más difícil en el proyecto? El proyecto en si no ha tenido ningún momento difícil de resolver, el problema ha venido una vez puesto en marcha el darnos a conocer. Somos algo nuevo en La Rioja y es muy difícil que la gente sepa que estas ahí. Es la barrera más difícil de atravesar que nos hemos encontrado. ¿Y el momento más bonito? La puesta en marcha de un proyecto propio es muy gratificante en sí, pero los momentos más bonitos son 1º cuando vi mi oficina ya montada y 2º la primera llamada de un cliente preguntando por nuestros servicios, después de hablar con el estuve un rato como flotando en una nube, no podía hacer nada, fue muy especial. ¿Cómo imaginas el año que viene? Pues lo imagino trabajando para satisfacer las necesidades de nuestros clientes actuales y futuros. Hablamos sobre el equipo humano que forma Gestuofi Gestuofi es una empresa de nueva creación formado por un equipo con una completa formación y una solida experiencia profesional en empresas privadas en las que hemos podido comprobar la necesidad que tienen los autónomos y pymes de contar con una buena secretaría administrativa, que pueda resolver las gestiones administrativas con la mayor profesionalidad, y los altos costes que les impiden disponer de una propia, lo que nos ha llevado a externalizar dichos servicios para de esta manera abaratar dichos costes. Ahora mismo el equipo lo forma tan solo el promotor de la idea: Blanca Mª García Calleja Domicilio: C/ Carmelo Tecedor nº3 – 2ºC / 26142 – Villamediana de Iregua TF: 941 893579 - 609037144 Mail: gestuofi@secretariaslogrono.com Durante más de diez años he trabajado como secretaria-administrativa en empresas de transporte y construcción por lo que conozco bien las funciones a desempeñar y la necesidad de contar con un profesional que conozca dicho campo para una empresa , este es el motivo que me ha llevado a poner en marcha dicho proyecto. ¿Cómo conseguiste financiación? No he tenido de momento financiación, el dinero que he utilizado ha sido ahorros personales. ¿Hay alguna persona del mundo de los negocios que admires? ¿Por qué? Por decir alguien a nivel nacional Amancio Ortega, creo que es un perfecto ejemplo de emprendedor que empieza de abajo confeccionando y vendiendo batas y va prosperando hasta crear un imperio de moda. ¿En quién te has apoyado? Me he apoyado y me sigo apoyando en mi familia y amigos, los que se alegran de tus triunfos y te ayudan cuando te ven caer. Para finalizar: una frase que te defina. A nivel personal como promotor de la idea me definiría como una persona organizada, perfeccionista y resolutiva. En cuanto a mi proyecto la frase que nos define es: “La Satisfacción de nuestros clientes es nuestro éxito”. Y si queréis conocerla un poquito más: www.secretariaslogrono.com www.gestuofisecretarias.es LinkedIn Facebook Twitter Y si te ha gustado este artículo ¡compártelo! y suscríbete a nuestro blog vía correo electrónico para que te lleguen nuestras actualizaciones.

PRINCIPALES SERVICIOS GESTUOFI

SERVICIOS: Atención telefónica: • Recepción y atención de sus llamadas. Anotación y registro de forma instantánea de sus llamadas de clientes/proveedores (Persona, fecha y hora, asunto/incidencia y tratamiento efectuado). • Aviso por SMS ó mail de los mensajes recibidos 2 veces al día • Aviso inmediato de los mensajes urgentes. Facturación mensual: • Realización de las facturas, de ventas o servicios realizados , mensuales con membrete personalizado. Atención Correo Electrónico y Fax: - Recepción de faxes. Informando 2 veces al día pos SMS al cliente de la recepción de los mismos y reenvío posterior si el cliente lo solicita. Aviso inmediato mensajes urgentes. - Control correo electrónico . Anotación y registro de todos los mails recibidos diariamente informando 2 veces al día por SMS si fuera necesario. Aviso inmediato correos urgentes. Creándoles cuenta de correo electrónico si no disponen de propia. Gestión de la documentación: - Facturas clientes-proveedores, recibos bancarios, etc. - Desde la recepción de la misma por correspondencia o bien a través del cliente hasta el archivo posterior. - Creación y mantenimiento de archivo anual de la documentación. Control de bancos: - Control de las diferentes cuentas bancarias a través de banca electrónica con claves personalizadas , previa autorización del cliente. Informando caso de ser necesario de la situación bancaria(descubiertos). Control de vencimientos Cobros/Pagos: - Control de los vencimientos de cobros y pagos de las facturas de clientes y proveedores. - gestión de remesas de recibos y transferencias bancarias, previa autorización del cliente por banca electrónica. - Aviso de los pagos mensuales y de la situación bancaria. Conexión con Asesorías: • Entrega trimestral de la documentación a la asesoría para su contabilización y realización de impuestos y recogida posterior para su archivo. • Caso de no tener asesor propio pondremos uno de confianza a su servicio. Redacción y gestión de documentos: - Cartas, faxes etc. Con membrete personalizado para cada cliente. Envío de correspondencia: - Facturas mensuales a sus clientes, cartas etc. Domiciliación Fiscal o Comercial: - Domicilio Fiscal y/o comercial . - Nuestra oficina es tu oficina. - Utilización de nuestra dirección en su papel impreso. - Recepción, apertura, clasificación y gestión de la correspondencia y pequeña paquetería - Aviso por e-mail de cartas urgentes, certificados, impresos oficiales, etc. - Utilización de nuestro número de fax para recepción de mensajes . - Reenvío de la correspondencia siguiendo sus instrucciones. Sala de juntas : • Sala de juntas acondicionada para reuniones de empresa, entrevistas etc. • Asistencia de secretaria-administrativa y/ó traductores cualificados opcional. • Acceso a Internet. • Material de oficina (folios, bolígrafos etc.) opcional. • Servicio bebidas (café, agua ó refrescos) y/ó Catering opcional. Realización gestiones externas: •Nos encargamos de presentar o solicitar sus documentos en los diferentes organismos oficiales.(Notarias, registros, ayuntamientos etc.)

NUESTRA MISION

MISIÓN • Nuestro cometido debe ser proporcionarle una herramienta ágil y eficaz para que los trabajos administrativos sean llevados con la máxima profesionalidad y eficacia, al tiempo que signifiquen para usted un ahorro de tiempo y dinero. • Cuando su empresa contrata con GESTUOFI: - Reduce y/o controla sus costos. - Disfruta tarifas razonables sin preocuparse de bajas ni vacaciones. - Dispone de varias opciones de contrato: anual, semestral o eventual. Nos encontramos a sus órdenes para dispensarles una gestión integral de su oficina.

QUIENES SOMOS

GESTUOFI es una empresa de nueva creación formado por un equipo con una completa formación y una solida experiencia profesional en empresas privadas en las que hemos podido comprobar la necesidad que tienen los autónomos y pymes de contar con una buena secretaría administrativa y los altos costes que les impiden disponer de una propia, lo que nos ha llevado a externalizar dichos servicios para de esta manera abaratar dichos costes. Nuestro objetivo primordial es lograr la plena satisfacción de nuestros clientes y sobre todo que reciban un trato personalizado y adaptado a sus necesidades.

¿QUE TAREAS SE PUEDEN EXTERNALIZAR?- VENTAJAS DE LA EXTERNALIZACIÓN ADMINISTRATIVA

¿QUE TAREAS DE TU NEGOCIO PUEDES EXTERNALIZAR? La decisión de externalizar en un asistente ó secretaria virtual, las tareas administrativas de tu negocio la puedes meditar basándote en esta una lista de tareas que son ajenas a tu trabajo, he creado una lista de esas tareas y he realizado un cálculo del tiempo que te puedes ahorrar y del coste que supone para tu negocio. Es un ejemplo, basándonos en los servicios que La Secretaria Externa presta a sus clientes; pequeños empresarios y profesionales autónomos. lista de tareas: 1) Facturación 2) Gestión de compras y proveedores 3) Atención al cliente 4) Trabajos Office 5) Búsquedas en Internet y Perfiles Sociales 6) Comunicaciones de la empresa telefónicas y por email. ¿QUE TIEMPO AHORRARAS? Externalizando éstas tareas ó delegándolas en un profesional externo podría ahorrar un 20 % de su tiempo, lo que equivale a 30 horas al mes aproximadamente y si lo calculamos semanalmente unas 8 horas. Si tenemos en cuenta que según las estadísticas, y contando con que es algo para lo que no estamos preparados, dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad y no nos generan un aporte económico a nuestro negocio. Pero que si son necesarias, diría más imprescindibles, para el buen funcionamiento del negocio. Lo ideal sería dedicar un 100% de nuestro tiempo a tareas que sí nos generen un beneficio económico y el resto delegarlas en profesionales. Al delegar contaríamos con 30 horas más al mes aproximadamente.

PREGUNTAS FRECUENTES

PREGUNTAS FRECUENTES - ¿QUE ES UNA SECRETARIA EXTERNA? La secretaria externa como bien dice su nombre es un profesional administrativo independiente y ofrece sus servicios de forma externa para dar soporte en toda la gestión administrativa que necesita un autónomo o pyme. Cobra sus servicios por horas trabajadas o proyectos terminados optimizando así los costos de sus clientes. - ¿QUE SERVICIOS DA UNA SECRETARIA EXTERNA? Una secretaria externa le da todos los servicios de gestión administrativa que necesite su empresa. Atención telefónica, facturación de ventas, control compras, atención clientes-proveedores, gestión documental, control de pagos-cobros, gestiones con administraciones públicas, notarias, registros etc. Damos a cada cliente un servicio personalizado dependiendo de las necesidades de cada empresa. - ¿EXISTE ALGUN CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LAS PARTES? Por supuesto que si. Cuando usted contrata con GESTUOFI se firma un contrato de servicios que le vamos a prestar y de confidencialidad, el cual protegerá toda aquella información que nos confie. Además por supuesto GESTUOFI esta inscrita en el registro de la AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS, codigo de inscripción nº: 2121530448 - ¿CUAL ES EL COSTO DE LOS SERVICIOS DE GESTUOFI? Los costos varían según las necesidades de cada cliente, puede ser por horas o abono mensual. Los presupuestos son personalizados para cada cliente. El contrato con GESTUOFI puede ser mensual, semestral, anual, por acumulación de tareas. - ¿COMO PUEDO ESTAR EN CONTACTO CON MI SECRETARIA EXTERNA? Podrá ponerse enc ontacto con ella telefonicamente, por mail, skype, messenger, wassap o presencialmente ya que disponemos de oficina fisica que es la oficina de nuestros clientes. - ¿CUALES SON LOS BENEFICIOS DE CONTRATAR MI SECRETARIA EXTERNA CON GESTUOFI? Mayor aprovechamiento del tiempo en su trabajo. Mejor organización de las gestiones administrativas. Reducción de costos fijos (gastos oficina, seguridad social, nominas, material oficina etc.) Jerarquización de su actividad. Menores responsabilidades laborales y tributarias.