EMPRENDERIOJA NOS HACE UNA ENTREVISTA PARA SU BLOG

http://www.emprenderioja.es/blog/2013/05/14/casos-reales-gestuofi-secretarias-virtuales/ Casos reales: Gestuofi, secretarias presenciales gestuofi en Emrpenderioja En Emprenderioja seguimos apostando por los emprendedores y queremos conocer sus experiencias, sus ideas de negocio, sus ilusiones, sus miedos, sus éxitos y sus fracasos. Hoy, queremos hacernos eco del proyecto de Gestuofi, con Blanca a la cabeza de este negocio de secretarias que se encargan de la atención telefónica, gestión de reuniones, facturación, reservas de viajes... ¡la de vueltas que da internet! logo gestuofi emprendedora riojana del Plan Emprenderioja ¿Cuando nace tu idea? Mi idea nace al quedarme en desempleo, debido a las necesidades y carencias que había visto durante mi vida laboral. ¿Y antes, que hacías? Durante más de 10 años he trabajado como administrativo en una empresa de construcción y transporte. ¿Por qué decidiste emprender? Siempre me ha interesado la idea, pero la bombilla se me encendió al quedarme desempleada, vi el momento y la necesidad de emprender. ¿Puedes explicarnos el concepto de tu negocio en pocas palabras? Empresa de servicios de Secretaria Externa para Autónomos y Pymes. ¿Para ti, cuál es la mayor ventaja tu empresa respecto a sus competidores? Lo que nos diferencia es que somos Secretarias Presenciales no virtuales, tenemos una oficina física a la que los clientes se pueden acercar, lo que nos da cercanía y tenemos precios muy competitivos. Nuestro objetivo primordial es lograr la plena satisfacción de nuestros clientes y sobre todo que reciban un trato personalizado y adaptado a sus necesidades. ¿Hasta ahora, cual ha sido el momento más difícil en el proyecto? El proyecto en si no ha tenido ningún momento difícil de resolver, el problema ha venido una vez puesto en marcha el darnos a conocer. Somos algo nuevo en La Rioja y es muy difícil que la gente sepa que estas ahí. Es la barrera más difícil de atravesar que nos hemos encontrado. ¿Y el momento más bonito? La puesta en marcha de un proyecto propio es muy gratificante en sí, pero los momentos más bonitos son 1º cuando vi mi oficina ya montada y 2º la primera llamada de un cliente preguntando por nuestros servicios, después de hablar con el estuve un rato como flotando en una nube, no podía hacer nada, fue muy especial. ¿Cómo imaginas el año que viene? Pues lo imagino trabajando para satisfacer las necesidades de nuestros clientes actuales y futuros. Hablamos sobre el equipo humano que forma Gestuofi Gestuofi es una empresa de nueva creación formado por un equipo con una completa formación y una solida experiencia profesional en empresas privadas en las que hemos podido comprobar la necesidad que tienen los autónomos y pymes de contar con una buena secretaría administrativa, que pueda resolver las gestiones administrativas con la mayor profesionalidad, y los altos costes que les impiden disponer de una propia, lo que nos ha llevado a externalizar dichos servicios para de esta manera abaratar dichos costes. Ahora mismo el equipo lo forma tan solo el promotor de la idea: Blanca Mª García Calleja Domicilio: C/ Carmelo Tecedor nº3 – 2ºC / 26142 – Villamediana de Iregua TF: 941 893579 - 609037144 Mail: gestuofi@secretariaslogrono.com Durante más de diez años he trabajado como secretaria-administrativa en empresas de transporte y construcción por lo que conozco bien las funciones a desempeñar y la necesidad de contar con un profesional que conozca dicho campo para una empresa , este es el motivo que me ha llevado a poner en marcha dicho proyecto. ¿Cómo conseguiste financiación? No he tenido de momento financiación, el dinero que he utilizado ha sido ahorros personales. ¿Hay alguna persona del mundo de los negocios que admires? ¿Por qué? Por decir alguien a nivel nacional Amancio Ortega, creo que es un perfecto ejemplo de emprendedor que empieza de abajo confeccionando y vendiendo batas y va prosperando hasta crear un imperio de moda. ¿En quién te has apoyado? Me he apoyado y me sigo apoyando en mi familia y amigos, los que se alegran de tus triunfos y te ayudan cuando te ven caer. Para finalizar: una frase que te defina. A nivel personal como promotor de la idea me definiría como una persona organizada, perfeccionista y resolutiva. En cuanto a mi proyecto la frase que nos define es: “La Satisfacción de nuestros clientes es nuestro éxito”. Y si queréis conocerla un poquito más: www.secretariaslogrono.com www.gestuofisecretarias.es LinkedIn Facebook Twitter Y si te ha gustado este artículo ¡compártelo! y suscríbete a nuestro blog vía correo electrónico para que te lleguen nuestras actualizaciones.

PRINCIPALES SERVICIOS GESTUOFI

SERVICIOS: Atención telefónica: • Recepción y atención de sus llamadas. Anotación y registro de forma instantánea de sus llamadas de clientes/proveedores (Persona, fecha y hora, asunto/incidencia y tratamiento efectuado). • Aviso por SMS ó mail de los mensajes recibidos 2 veces al día • Aviso inmediato de los mensajes urgentes. Facturación mensual: • Realización de las facturas, de ventas o servicios realizados , mensuales con membrete personalizado. Atención Correo Electrónico y Fax: - Recepción de faxes. Informando 2 veces al día pos SMS al cliente de la recepción de los mismos y reenvío posterior si el cliente lo solicita. Aviso inmediato mensajes urgentes. - Control correo electrónico . Anotación y registro de todos los mails recibidos diariamente informando 2 veces al día por SMS si fuera necesario. Aviso inmediato correos urgentes. Creándoles cuenta de correo electrónico si no disponen de propia. Gestión de la documentación: - Facturas clientes-proveedores, recibos bancarios, etc. - Desde la recepción de la misma por correspondencia o bien a través del cliente hasta el archivo posterior. - Creación y mantenimiento de archivo anual de la documentación. Control de bancos: - Control de las diferentes cuentas bancarias a través de banca electrónica con claves personalizadas , previa autorización del cliente. Informando caso de ser necesario de la situación bancaria(descubiertos). Control de vencimientos Cobros/Pagos: - Control de los vencimientos de cobros y pagos de las facturas de clientes y proveedores. - gestión de remesas de recibos y transferencias bancarias, previa autorización del cliente por banca electrónica. - Aviso de los pagos mensuales y de la situación bancaria. Conexión con Asesorías: • Entrega trimestral de la documentación a la asesoría para su contabilización y realización de impuestos y recogida posterior para su archivo. • Caso de no tener asesor propio pondremos uno de confianza a su servicio. Redacción y gestión de documentos: - Cartas, faxes etc. Con membrete personalizado para cada cliente. Envío de correspondencia: - Facturas mensuales a sus clientes, cartas etc. Domiciliación Fiscal o Comercial: - Domicilio Fiscal y/o comercial . - Nuestra oficina es tu oficina. - Utilización de nuestra dirección en su papel impreso. - Recepción, apertura, clasificación y gestión de la correspondencia y pequeña paquetería - Aviso por e-mail de cartas urgentes, certificados, impresos oficiales, etc. - Utilización de nuestro número de fax para recepción de mensajes . - Reenvío de la correspondencia siguiendo sus instrucciones. Sala de juntas : • Sala de juntas acondicionada para reuniones de empresa, entrevistas etc. • Asistencia de secretaria-administrativa y/ó traductores cualificados opcional. • Acceso a Internet. • Material de oficina (folios, bolígrafos etc.) opcional. • Servicio bebidas (café, agua ó refrescos) y/ó Catering opcional. Realización gestiones externas: •Nos encargamos de presentar o solicitar sus documentos en los diferentes organismos oficiales.(Notarias, registros, ayuntamientos etc.)

NUESTRA MISION

MISIÓN • Nuestro cometido debe ser proporcionarle una herramienta ágil y eficaz para que los trabajos administrativos sean llevados con la máxima profesionalidad y eficacia, al tiempo que signifiquen para usted un ahorro de tiempo y dinero. • Cuando su empresa contrata con GESTUOFI: - Reduce y/o controla sus costos. - Disfruta tarifas razonables sin preocuparse de bajas ni vacaciones. - Dispone de varias opciones de contrato: anual, semestral o eventual. Nos encontramos a sus órdenes para dispensarles una gestión integral de su oficina.

QUIENES SOMOS

GESTUOFI es una empresa de nueva creación formado por un equipo con una completa formación y una solida experiencia profesional en empresas privadas en las que hemos podido comprobar la necesidad que tienen los autónomos y pymes de contar con una buena secretaría administrativa y los altos costes que les impiden disponer de una propia, lo que nos ha llevado a externalizar dichos servicios para de esta manera abaratar dichos costes. Nuestro objetivo primordial es lograr la plena satisfacción de nuestros clientes y sobre todo que reciban un trato personalizado y adaptado a sus necesidades.

¿QUE TAREAS SE PUEDEN EXTERNALIZAR?- VENTAJAS DE LA EXTERNALIZACIÓN ADMINISTRATIVA

¿QUE TAREAS DE TU NEGOCIO PUEDES EXTERNALIZAR? La decisión de externalizar en un asistente ó secretaria virtual, las tareas administrativas de tu negocio la puedes meditar basándote en esta una lista de tareas que son ajenas a tu trabajo, he creado una lista de esas tareas y he realizado un cálculo del tiempo que te puedes ahorrar y del coste que supone para tu negocio. Es un ejemplo, basándonos en los servicios que La Secretaria Externa presta a sus clientes; pequeños empresarios y profesionales autónomos. lista de tareas: 1) Facturación 2) Gestión de compras y proveedores 3) Atención al cliente 4) Trabajos Office 5) Búsquedas en Internet y Perfiles Sociales 6) Comunicaciones de la empresa telefónicas y por email. ¿QUE TIEMPO AHORRARAS? Externalizando éstas tareas ó delegándolas en un profesional externo podría ahorrar un 20 % de su tiempo, lo que equivale a 30 horas al mes aproximadamente y si lo calculamos semanalmente unas 8 horas. Si tenemos en cuenta que según las estadísticas, y contando con que es algo para lo que no estamos preparados, dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad y no nos generan un aporte económico a nuestro negocio. Pero que si son necesarias, diría más imprescindibles, para el buen funcionamiento del negocio. Lo ideal sería dedicar un 100% de nuestro tiempo a tareas que sí nos generen un beneficio económico y el resto delegarlas en profesionales. Al delegar contaríamos con 30 horas más al mes aproximadamente.

PREGUNTAS FRECUENTES

PREGUNTAS FRECUENTES - ¿QUE ES UNA SECRETARIA EXTERNA? La secretaria externa como bien dice su nombre es un profesional administrativo independiente y ofrece sus servicios de forma externa para dar soporte en toda la gestión administrativa que necesita un autónomo o pyme. Cobra sus servicios por horas trabajadas o proyectos terminados optimizando así los costos de sus clientes. - ¿QUE SERVICIOS DA UNA SECRETARIA EXTERNA? Una secretaria externa le da todos los servicios de gestión administrativa que necesite su empresa. Atención telefónica, facturación de ventas, control compras, atención clientes-proveedores, gestión documental, control de pagos-cobros, gestiones con administraciones públicas, notarias, registros etc. Damos a cada cliente un servicio personalizado dependiendo de las necesidades de cada empresa. - ¿EXISTE ALGUN CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LAS PARTES? Por supuesto que si. Cuando usted contrata con GESTUOFI se firma un contrato de servicios que le vamos a prestar y de confidencialidad, el cual protegerá toda aquella información que nos confie. Además por supuesto GESTUOFI esta inscrita en el registro de la AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS, codigo de inscripción nº: 2121530448 - ¿CUAL ES EL COSTO DE LOS SERVICIOS DE GESTUOFI? Los costos varían según las necesidades de cada cliente, puede ser por horas o abono mensual. Los presupuestos son personalizados para cada cliente. El contrato con GESTUOFI puede ser mensual, semestral, anual, por acumulación de tareas. - ¿COMO PUEDO ESTAR EN CONTACTO CON MI SECRETARIA EXTERNA? Podrá ponerse enc ontacto con ella telefonicamente, por mail, skype, messenger, wassap o presencialmente ya que disponemos de oficina fisica que es la oficina de nuestros clientes. - ¿CUALES SON LOS BENEFICIOS DE CONTRATAR MI SECRETARIA EXTERNA CON GESTUOFI? Mayor aprovechamiento del tiempo en su trabajo. Mejor organización de las gestiones administrativas. Reducción de costos fijos (gastos oficina, seguridad social, nominas, material oficina etc.) Jerarquización de su actividad. Menores responsabilidades laborales y tributarias.

PREGUNTAS FRECUENTES

PREGUNTAS FRECUENTES - ¿QUE ES UNA SECRETARIA EXTERNA? La secretaria externa como bien dice su nombre es un profesional administrativo independiente y ofrece sus servicios de forma externa para dar soporte en toda la gestión administrativa que necesita un autónomo o pyme. Cobra sus servicios por horas trabajadas o proyectos terminados optimizando así los costos de sus clientes. - ¿QUE SERVICIOS DA UNA SECRETARIA EXTERNA? Una secretaria externa le da todos los servicios de gestión administrativa que necesite su empresa. Atención telefónica, facturación de ventas, control compras, atención clientes-proveedores, gestión documental, control de pagos-cobros, gestiones con administraciones públicas, notarias, registros etc. Damos a cada cliente un servicio personalizado dependiendo de las necesidades de cada empresa. - ¿EXISTE ALGUN CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LAS PARTES? Por supuesto que si. Cuando usted contrata con GESTUOFI se firma un contrato de servicios que le vamos a prestar y de confidencialidad, el cual protegerá toda aquella información que nos confie. Además por supuesto GESTUOFI esta inscrita en el registro de la AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS, codigo de inscripción nº: 2121530448 - ¿CUAL ES EL COSTO DE LOS SERVICIOS DE GESTUOFI? Los costos varían según las necesidades de cada cliente, puede ser por horas o abono mensual. Los presupuestos son personalizados para cada cliente. El contrato con GESTUOFI puede ser mensual, semestral, anual, por acumulación de tareas. - ¿COMO PUEDO ESTAR EN CONTACTO CON MI SECRETARIA EXTERNA? Podrá ponerse enc ontacto con ella telefonicamente, por mail, skype, messenger, wassap o presencialmente ya que disponemos de oficina fisica que es la oficina de nuestros clientes. - ¿CUALES SON LOS BENEFICIOS DE CONTRATAR MI SECRETARIA EXTERNA CON GESTUOFI? Mayor aprovechamiento del tiempo en su trabajo. Mejor organización de las gestiones administrativas. Reducción de costos fijos (gastos oficina, seguridad social, nominas, material oficina etc.) Jerarquización de su actividad. Menores responsabilidades laborales y tributarias.

NUESTRA ACTIVIDAD A SU SERVICIO

NUESTRA ACTIVIDAD A SU SERVICIO • Servicio de "Secretaria-Administrativa para autónomos y pequeñas PYMES necesitados de dichos servicios pero siendo inviable disponer de una propia, facilitándoles de esta manera disponer de dichos servicios con una importante reducción de costes en RRHH y estructura, dándoles la tranquilidad que necesitan con un control personalizado de su documentación, dejándoles de esta manera tiempo absoluto para la realización de su trabajo, ganando así en productividad. • Podrá disponer de una secretaria-administrativa trabajando para su empresa desde nuestras oficinas, de esta manera tendrás el ahorro en gastos de equipamiento informático, puesto de trabajo, suministros (luz, teléfono), gastos de material, etc., y, además no tendrás que pensar en bajas, vacaciones y demás situaciones que afectan al personal contratado. Usted trabajará con nosotros como si la secretaria estuviera en su oficina, dándole instrucciones si lo necesita por telf., mail, en persona etc…. • Nuestro cometido debe ser proporcionarle una herramienta ágil y eficaz para que los trabajos administrativos sean llevados con la máxima profesionalidad y eficacia, al tiempo que signifiquen para usted un ahorro de tiempo y dinero. • Nuestro objetivo es ofrecerle un servicio integral. • No pierda oportunidades de negocio por no disponer, debido a los altos costes que genera, de una secretaria-administrativa. • Usted dedíquese a lo primordial de su empresa. • Estudiamos y planificamos con usted los servicios administrativos que necesite. • Dispone de varias opciones de contrato: anual, semestral o eventual(épocas de acumulación de tareas, sustituciones a bajas o vacaciones etc.). Ayudamos a nuestros clientes a optimizar su tiempo, a reducir costes, a mejorar sus recursos y a ser más competitivos.

www.secretariaslogrono.com

www.gestuofisecretarias.es